Importeren personen en relaties

Top  Vorige  Volgende

Vanaf versie 5.32 is het mogelijk om personen en relaties te importeren in MVOwin. Dit doet U door eerst een export te maken van de format in Excel via het menu relatiebeheer, overzichten, mailing, volgende scherm verschijnt:

mailing Maak een selectie op basis van Categorie, Mailing, Rol, Sub Rol, Relatie of een combinatie van dezen en selecteer bij Uitvoer naar Excel, de optie Layout verschijnt,

mailing excel

selecteer hier ExportPersoon of ExportRelatie. Klik daarna op start, onderstaande export verschijnt:

ExportpersonenExcel

In regel 1 staan de beschikbare velden zoals U deze terug kunt vinden in het scherm "wijzigen van een Persoon Record".

U kunt een bestand op basis van de beschikbare velden vullen, de volgende velden zijn beschikbaar: PersoonID; Geslacht; Aanhef; Roepnaam; Voorletters; Voorvoegsel; Achternaam; Straat; Huisnr; Huisnrtoe; Postcode; Plaats; Telefoon; Telefoon2; Fax; Email; GeboorteDatum; Opmerking; RelatieID; RolID en SubRolID.

 

Hou rekening met de volgende gegevens:

Bij de import worden de gegevens overgenomen zoals ze in het betreffende veld staan

Bij de import worden gegevens voor een dropdown veld zoals Aanhef niet gevuld als het niet overeenkomt met de gegevens uit de database, in bovenstaand voorbeeld dus enkel Mevr of Dhr gebruiken en niet Meneer of Mvr.

Bij de import vergelijkt het programma de gegevens van PersoonID met de gegevens uit het bestand PersoonID, de nieuwe gegevens worden geimporteerd! (deze zijn definitief tot een nieuwe import) LET OP bij twijfel niet importeren of een goed back-up maken!

Nieuwe personen of relaties kunnen worden geimporteerd door het PersoonID niet te vullen en de overige gegevens wel.

Indien U meteen rollen, subrollen of personen aan relaties wil hangen dan kunt u hiervoor de tabellen uit de stamgegevens hanteren:

voor de RolID is dit menu, relatiebeheer, stamgegevens, rollen:

rollen

RolID 1 vrijwilliger

RolID 2 Signalerend huisbezoek

RolID 3 Extern

 

voor de SubrolID is dit menu, Relatiebeheer, stamgegevens, rollen, Subrollen:

Subrollen

SubRolID 1 een hele....

SubRolID 2 PH

 

 

voor de RelatieID is dit menu, Relatiebeheer, Relaties:

RelatieID 1, etc.

 

U kunt de betreffende velden in het Excel document vullen met een 1,2 of 3, etc.

 

Heeft U het nieuwe bestand klaar, sla dit dan op op een voor U bekende plaats (bureaublad of mijn documenten).

Ga daarna naar Releatiebeheer, Personen en klik in dit scherm linksonder op de knopimport. Het volgende scherm verschijnt:

 

selectieimport

 

selecteer het te importeren bestand en klik op openen. De import start en in MVOwin verschijnt de melding import gelukt als de import klaar is.